جعبهابزارهای ضروری سال
۵ اپلیکیشن کلیدی برای راهاندازی تیم شما
راهاندازی یک کسبوکار کوچک یا یک پروژه تیمی جدید، شبیه ساختن یک قایق در حین حرکت در آبهای خروشان است. در این میان، انتخاب ابزارهای مناسب میتواند تفاوت میان غرقشدن در آشفتگی و رسیدن به ساحل موفقیت را رقم بزند. بازار پر از اپلیکیشنهای رنگارنگ و پیچیدهای است که هرکدام وعده بهرهوری بینهایت را میدهند. اما در شروع کار، شما به پیچیدگی نیاز ندارید؛ به سادگی، قدرت و هماهنگی نیاز دارید
به گزارش گروه رسانهای شرق،
راهاندازی یک کسبوکار کوچک یا یک پروژه تیمی جدید، شبیه ساختن یک قایق در حین حرکت در آبهای خروشان است. در این میان، انتخاب ابزارهای مناسب میتواند تفاوت میان غرقشدن در آشفتگی و رسیدن به ساحل موفقیت را رقم بزند. بازار پر از اپلیکیشنهای رنگارنگ و پیچیدهای است که هرکدام وعده بهرهوری بینهایت را میدهند. اما در شروع کار، شما به پیچیدگی نیاز ندارید؛ به سادگی، قدرت و هماهنگی نیاز دارید. این مقاله، یک «جعبهابزار استارتاپی» است؛ مجموعهای از پنج ابزار کلیدی، کارآمد و عمدتا رایگان که ستون فقرات دیجیتال هر تیم کوچکی را تشکیل میدهند. این ابزارها به شما کمک میکنند تا وظایف را مدیریت کنید، ارتباطات را شفاف سازید، دانش را متمرکز کنید و فایلها را به اشتراک بگذارید.
۱. مدیریت وظایف: Trello
کاربرد: شفافسازی اینکه «چه کسی، چه کاری را، در چه زمانی انجام میدهد».
در ابتدای هر پروژهای، وظایف مانند قطعات یک پازل پراکنده هستند. Trello یک تخته وایتبرد دیجیتال است که با استفاده از روش کانبان (Kanban)، این آشفتگی را به یک فرایند بصری و قابل فهم تبدیل میکند. شما میتوانید ستونهایی مانند «برای انجام» (To-Do)، «در حال انجام» (Doing) و «انجامشده» (Done) بسازید و هر وظیفه را به شکل یک «کارت» در این ستونها جابهجا کنید. روی هر کارت میتوانید مسئول انجام کار را مشخص کنید، تاریخ سررسید تعیین کنید، چکلیست اضافه و فایلهای مرتبط را پیوست کنید. چرا ضروری است؟ Trello با سادگی بینظیر خود، موانع استفاده از ابزارهای پیچیده مدیریت پروژه را از بین میبرد. برای تیمهای کوچک که به دنبال یک راهحل سریع و بصری برای هماهنگی هستند، هیچ گزینهای بهتر از ترلو برای شروع وجود ندارد.
۲. ارتباطات تیمی: Slack
کاربرد: مرکز فرماندهی ارتباطات کاری، جایگزین ایمیلهای داخلی و پیامرسانهای شخصی.
استفاده از پیامرسانهای شخصی برای کارهای تیمی، دستورالعملی برای فاجعه است؛ مکالمات کاری در میان گفتوگوهای خانوادگی گم میشوند و پیداکردن یک فایل یا تصمیم مهم تقریبا غیرممکن است. Slack این مشکل را با ایجاد یک فضای اختصاصی برای ارتباطات کاری حل میکند. شما میتوانید برای هر پروژه یا موضوع، یک «کانال» جداگانه بسازید (مثلا #بازاریابی، #پروژه_آلفا). این کار باعث میشود تمام مکالمات، فایلها و تصمیمات مربوط به یک موضوع خاص، در یک مکان قابل جستوجو آرشیو شوند. چرا ضروری است؟ اسلک با حذف نیاز به ایمیلهای داخلی بیپایان، سرعت ارتباط و تصمیمگیری را بهشدت افزایش میدهد و به شفافیت در تیم کمک شایانی میکند.
۳. پایگاه دانش و یادداشتبرداری: Notion
کاربرد: ساختن «مغز متفکر» تیم شما.
اطلاعات کلیدی تیم شما کجا ذخیره میشود؟ در ذهن افراد؟ در فایلهای ورد پراکنده؟ Notion یک فضای کاری همهکاره است که ترکیبی از یک ابزار یادداشتبرداری قدرتمند، یک ویکی داخلی (Wiki) و یک پایگاه داده ساده است. شما میتوانید از آن برای ثبت صورتجلسات، مستندسازی فرایندهای کاری، نوشتن پیشنویس محتواها و ایجاد یک پایگاه دانش مرکزی برای تیم خود استفاده کنید. قابلیتهای ویرایش همزمان به تیم شما اجازه میدهد تا به صورت مشترک روی اسناد کار کنند. چرا ضروری است؟ نوشن از «دانش ضمنی» که در ذهن افراد محبوس شده، یک «دانش صریح» و قابل دسترس برای همه اعضای تیم میسازد و از اتکای بیش از حد به افراد خاص جلوگیری میکند.
۴. ذخیرهسازی و اشتراکگذاری فایل: Google Drive
کاربرد: یک هارددرایو مشترک و همیشه در دسترس در فضای ابری.
ارسال فایلها از طریق ایمیل، به خصوص برای نسخههای مختلف یک سند، بهسرعت به یک کابوس تبدیل میشود. Google Drive به هر فرد ۱۵ گیگابایت فضای ذخیرهسازی رایگان میدهد و به شما اجازه میدهد فایلها و پوشهها را به سادگی با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. مهمتر از آن، میتوانید سطوح دسترسی مختلفی (فقط مشاهده، امکان کامنتگذاری یا ویرایش کامل) برای افراد تعریف کنید. چرا ضروری است؟ گوگل درایو تضمین میکند که همه اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه از فایلهای مهم دسترسی دارند و یک منبع واحد و قابل اعتماد برای تمام اسناد پروژه ایجاد میکند.
۵. مجموعه آفیس و همکاری همزمان: Google Workspace
کاربرد: ایجاد و ویرایش اسناد، جداول و ارائهها به صورت تیمی و همزمان.
مجموعه ابزارهای Google Workspace (شامل Docs, Sheets, Slides) که به طور یکپارچه با گوگلدرایو کار میکنند، انقلابی در همکاری تیمی ایجاد کردهاند. به جای اینکه یک فایل Word را بین چند نفر ارسال کنید و در نهایت با چندین نسخه متفاوت روبهرو شوید، میتوانید یک سند Google Docs ایجاد کرده و همزمان با همکاران خود روی آن کار کنید. تمام تغییرات به صورت خودکار ذخیره میشوند و میتوانید تاریخچه ویرایشها را نیز مشاهده کنید. چرا ضروری است؟ این مجموعه ابزار، فرایند بازخورد دادن و ویرایش گروهی را از یک پروسه طولانی و کسلکننده به یک فعالیت تعاملی و زنده تبدیل میکند و نیاز به خرید لایسنسهای گرانقیمت نرمافزارهای آفیس را برای شروع کار از بین میبرد.
آخرین اخبار ویژه نامه را از طریق این لینک پیگیری کنید.
