معرفی مهم ترین ابزارهای مدیریت دانش، کاربرد و مزایای آنها

استفاده از بهترین ابزارهای مدیریت دانش به صورت بهینه در چرخه مدیریت دانش از اهمیت بالایی برخوردار بوده و در پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌ها مزایای زیادی به‌همراه دارد. در این مطلب ضمن توضیح کاربرد مدیریت دانش برخی از ابزارهای کاربردی مدیریت دانش در سازمان را معرفی نموده‌ایم.

پایگاه دانش مهم ترین ابزار مدیریت دانش (Knowledge base)

پایگاه دانش فهرستی از محتوای قابل جستجو درمورد محصولات شما و نحوه استفاده از آن‌ها است. این ابزار مدیریت دانش ممکن است شامل محتوای فنی در مورد نحوه عیب‌یابی نرم‌افزار شما، پاسخ به سوالات متداول و سایر اطلاعاتی باشد که تجربه بهتری در استفاده از محصول به مشتریان ارائه می‌دهد.

پایگاه‌های دانش ابزارهای مدیریت دانش منحصر به‌فردی هستند زیرا هم برای کارکنان و هم برای مشتریان شما به یک اندازه مهم هستند. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش یک مرکز متمرکز از اطلاعات محصول، فرآیند و آموزش در اختیار دارید که می‌توان برای حل مشکلات و بازیابی اطلاعات مهم به آن‌ها دسترسی داشت.

 سیستم‌های ارتباط با مشتری (Customer relationship systems)

سیستم CRM با ذخیره همه داده‌های مشتری در یک ابزار مدیریت دانش، کل تیم شما را قادر می‌سازد تا زمینه ارتباط با مشتری را درک کند. بنابراین می‌توانید پاسخ آگاهانه‌تری به هر مشکلی که ممکن است ایجاد شود ارائه دهید. همچنین می‌توانید از سیستم‌های ارتباط با مشتری برای شناسایی و پیگیری مشکلات مداوم استفاده کنید و برنامه‌ای برای رفع آن مشکلات در سازمان ایجاد کنید.

سیستم‌های مدیریت یادگیری (Learning management systems)

بسیاری از شرکت‌های سازمانی از ابزارهای LMS به عنوان راهی برای مدیریت فرآیند آموزش کارکنان استفاده می‌کنند. شرکت‌ها می‌توانند از فناوری LMS به‌عنوان یکی از ابزارهای کاربردی مدیریت دانش برای اشتراک‌گذاری ماژول‌های آموزشی آنلاین و منابع آموزشی مرتبط با شغل استفاده کنند. این کار به تیم‌هایشان در بهینه‌سازی فرآیندها و بهبود عملکرد کمک می‌کند.

سیستم‌های اتوماسیون (Learning management systems)

ازمیان ابزارهای مدیریت دانش سیستم‌های اتوماسیون برای مدیریت زمان و بهره‌وری هستند. بسیاری از شرکت‌ها در حال حاضر از اتوماسیون در چندین بخش و فرآیندهای شرکت استفاده می‌کنند. مخصوصاً در بخش فروش و خدمات مشتری، ایمیل‌های خودکار و ربات‌های چت به میزان قابل توجهی از مشغله کاری کم می‌کنند و به نمایندگان زمان بیشتری برای آشنایی با مشتریان خود می‌دهند.

سیستم‌های مدیریت موجودی (Inventory management systems)

سیستم‌های مدیریت موجودی به عنوان یک ابزار مدیریت دانش خوب برای هر تیمی در شرکت شما حیاتی است. ردیابی موجودی بر فروش، خدمات مشتری، بازاریابی و مدیریت محصول شما تأثیر می‌گذارد. اگر قیمت‌ها به دلیل مشکلات زنجیره تامین در حال تغییر است یا محصولات خاصی موجود نیستند، همه افراد شرکت شما باید بدانند تا مشتریان شما همیشه اطلاعات واضح و ثابتی دریافت کنند.

سیستم‌های مدیریت پروژه (Project management systems)

اغلب سازمان‌ها در بخش مدیریت پروژه همواره به مشکلات زیادی برمی‌خورند. پروژه‌های بزرگ به ورودی‌های مختلفی از ذی‌اثران مختلف با زمان‌بندی‌های مختلف و زمان‌بندی‌های متفاوت نیاز دارند. آن‌ها همچنین نیاز به دسترسی بین‌بخشی به هر تعداد از اسناد و گزارش‌ها دارند، که اگر اشتراک‌گذاری یا باز کردن آن‌ها دشوار باشد ممکن است باعث تاخیر شود.

سیستم‌های مدیریت پروژه برای یکپارچه‌سازی تمام جنبه‌های یک پروژه کار می‌کنند تا همه در یک فضا با هم ارتباط برقرار کنند. این سیستم‌ها مدیریت وظایف و جدول زمانی مشخصی را ارائه می‌دهند تا اطمینان حاصل شود که همه ذی‌اثران در یک صفحه هستند. سیستم‌های مربوط به مدیریت پروژه همچنین دارای ویژگی‌های هشدار خودکار هستند، به‌طوری که هر کسی که منتظر یک سند است می‌تواند فوراً هنگام آپلود آن مطلع شود.

سیستم‌های مدیریت محتوا و اسناد (Content and document management systems)

برای معرفی ابزارهای مدیریت دانش، سیستم‌های مدیریت محتوا و اسناد چند منظوره را برای دسترسی ساده در یک پایگاه داده واحد جمع‌آوری می‌کنند. این سیستم‌ مدیریت دانش امکان اشتراک‌گذاری اسناد را به گروه‌های بزرگ بدون استرس اعطای مجوز به صورت جداگانه فراهم می‌کنند. آن‌ها همچنین سوابقی مختصر از اسناد قبلی را نگه می‌دارند که این یک قابلیت مهم برای بخش‌هایی مانند فروش و بازاریابی است که ممکن است سازمان نیاز به اطلاعات و سیاست‌های قدیمی داشته باشد.

سیستم‌های مدیریت محتوا و اسناد همچنین به کاربران اجازه می‌دهد تا محتوا را بر اساس موضوع مرتب کنند. اگر برای مدیری پروژه ای خاص نیاز باشد که برنامه‌های بازاریابی جدیدی در نظر گرفته شود، بازاریابی می‌تواند تمام محتوایی را که قبلاً به آن محصول ارجاع داده شده است، جستجو کند و تنظیمات لازم را انجام دهد.