ادغام هوش مصنوعی با اتوماسیون اداری؛ آخرین نسل نرم‌افزارهای سازمانی
هوش مصنوعی قادر به اضافه‌کردن قابلیت‌های گسترده و متعددی در نرم‌افزارهای سازمانی است. اشاره به تمام قابلیت‌های اتوماسیون اداری هوشمند، خارج از حوصله متن است، به همین دلیل در ادامه تنها به کارآمدترین قابلیت‌های سیستم‌های اتوماسیون مجهز به هوش مصنوعی پرداخته‌ایم.
به گزارش گروه رسانه‌ای شرق،
ابزارها مهم‌ترین اختراعات انسان‌ها و اصلی‌ترین عامل در دگرگونی حیات ما هستند. انعطاف‌پذیری ابزارها در رفع نیازهای گوناگون متفاوت است، اما با گذشت زمان انسان‌ها تمایل بیشتری به ساخت ابزارهایی که می‌توانند علاوه بر رفع نیاز اصلی که جرقه ساخت آن‌ها است، انعطاف بیشتری داشته باشند و برای مسائل گوناگون قابل‌استفاده باشند. هوش مصنوعی از آخرین و یکی از انعطاف‌پذیرترین ابزارها است که می‌توان از آن برای رفع بسیاری از مسائل گوناگون استفاده کرد.
به واسطه انعطاف‌پذیری بسیار بالای هوش مصنوعی، ادغام آن با بسیاری ابزار دیگر امکان‌پذیر است و به‌محض ادغام، می‌توان هر ابزاری را به نسخه‌ای هوشمند و بهینه‌تر از نسخه‌های قبلی تبدیل کرد. ادغام پذیری هوش مصنوعی و قابلیت‌های بنیادین این ابزار مانند دقت و سرعت بسیار بالا، موجب شده تا بتوان از آن برای ساخت نسل جدیدی از اتوماسیون اداری، بهره برد. شرکت برید سامانه نوین، اولین شرکتی است که توانسته نرم‌افزارهای اداری را که در تولید و خدمات‌دهی در این حیطه بیش از سه دهه تجربه دارد، به‌صورت یکپارچه با هوش مصنوعی ادغام و نسل جدیدی از این نرم‌افزارها تولید کند. از دیگر شرکت‌های پیشرو در این زمینه هم می‌توان به شرکت فراگستر اشاره کرد. در ادامه به قابلیت‌های ممکن در صورت اضافه‌کردن هوش مصنوعی به اتوماسیون اداری پرداخته‌ایم.
اتوماسیون اداری مجهز به هوش مصنوعی، چه قابلیت‌های جدیدی دارد؟
هوش مصنوعی قادر به اضافه‌کردن قابلیت‌های گسترده و متعددی در نرم‌افزارهای سازمانی است. اشاره به تمام قابلیت‌های اتوماسیون اداری هوشمند، خارج از حوصله متن است، به همین دلیل در ادامه تنها به کارآمدترین قابلیت‌های سیستم‌های اتوماسیون مجهز به هوش مصنوعی پرداخته‌ایم.
نویسه‌خوان (OCR): با اضافه‌شدن نویسه‌خوان به اتوماسیون اداری، این نرم‌افزارها قادر خواهند بود اسناد و تمام فایل‌های حاوی متن که در فرمت تصویر در پایگاه‌داده وجود دارند، بخوانند. به‌این‌ترتیب، سیستم اتوماسیون اداری قادر به تشخیص عبارات و کلمات درون مستندات تصویری نیز خواهد بود و این قابلیت، امکاناتی مانند قابلیت طرح پرسش از مستندات و جستجو در اسناد تصویری را مهیا می‌سازد.
گفتار به متن: قابلیت گفتار به متن، تایپ صوتی را برای کاربران اتوماسیون اداری مهیا می‌سازد. با وجود این ابزار، سیستم اتوماسیون اداری قادر به فهم گفتار کاربران خواهد بود و می‌توان بدون تایپ کردن در هنگام نوشتن پیام و نامه، گفتار را به نوشتار تبدیل کرد.
ترجمه: به‌واسطهٔ بهره‌مندی هوش مصنوعی از مدل‌های بزرگ زبانی (LLM)، این ابزار شناخت انسان‌گونه‌ای از زبان دارد و نوشته‌های تولیدشده توسط آن می‌تواند تا حد زیادی از حالت ماشینی که در ابزارهای مترجم اینترنتی مرسوم وجود دارد، فاصله بگیرد. سیستم‌های اتوماسیون اداری مجهز به هوش مصنوعی با قابلیت ترجمه متون، می‌توانند برای کاربران آن سیستم متن‌ها را ترجمه کنند. این قابلیت می‌تواند موجب صرفه‌جویی در زمان و افزایش دقت شود.
فهم و استخراج اطلاعات کلیدی: نسل جدید نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به لطف بهره‌مندی از هوش مصنوعی قادر به فهم اطلاعات هستند. به واسطه این فهم می‌توان اطلاعات کلیدی را از میان انبوهی از اسناد استخراج کرد. برای مثال سازمانی می‌خواهد در تمام مدارک و مستندات موجود در پایگاه‌داده اتوماسیون اداری به اسنادی که نام یک فرد مشخص در آن‌ها ذکر شده دسترسی داشته باشد. سیستم‌های مجهز به هوش مصنوعی در چنین شرایطی با فهم دقیق اطلاعات و به‌کارگیری نویسه‌خوان، می‌توانند با دقت بالایی در متن تمامی اسناد متنی و تصویری جستجو و نتایج را با سرعت و دقت بسیار بالا در اختیار بگذارند.
تولید هوشمند نامه: دستورپذیری هوش مصنوعی، یکی از کارآمدترین قابلیت‌های آن در سیستم‌های سازمانی است. با استفاده از این قابلیت می‌توان دستوری حاوی موضوع نامه یا با جزئیات بیشتر به سیستم ارائه داد و اتوماسیون اداری با کمک هوش مصنوعی قادر خواهد بود نامه‌ای با لحن اداری و رسمی را در اختیار کاربر بگذارد. با استفاده از این قابلیت دقت و سرعت بسیار بالایی در مکاتبات مهیا خواهد شد. از این قابلیت همچنین می‌توان در متن ارجاع نامه و نوشتن پیام نیز استفاده کرد.
چکیده اطلاعات گردش نامه‌ها: هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری می‌تواند چکیده‌ای از گردش و روند مکاتبات را از لحظه ایجاد هر سند یا نامه تا لحظه حال در اختیار بگذارد. به‌این‌ترتیب می‌توان از مراحل طی شده و مرحله فعلی هر نامه در گردش، بدون اتلاف زمان مطلع شد.
دریافت خلاصه نامه‌ها: امروزه در سازمان‌ها به علت حجم بسیار بالای اطلاعات و کار، همیشه زمان کافی برای مطالعه دقیق و کامل نامه‌ها وجود ندارد. همچنین در بعضی مواقع ممکن است پیام اصلی نامه‌ها میان انبوهی از جزئیات و مقدمات اداری و رسمی، گم شود. اما هوش مصنوعی می‌تواند پیام اصلی و چکیده‌ای از هر متن را استخراج و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در اختیار بگذارد.
طرح پرسش: فرض کنید انبوهی از اسناد پیش روی شما است که مطمئن هستید که پاسخ بسیاری از سؤال‌هایی که برای پیشبرد کار به آن‌ها نیاز دارید، درون اسناد وجود دارند. بدون وجود هوش مصنوعی مجبور به مطالعه تمام اسناد هستید که این روش نیازمند زمان و انرژی بسیاری است. اما با تجهیز سیستم‌های اتوماسیون اداری به هوش مصنوعی می‌توان در کوتاه‌ترین زمان برای هوش مصنوعی سیستم سؤالی را مطرح و پاسخ‌های دقیقی را با ذکر منابع دریافت نمود.
مزایای استفاده از اتوماسیون هوشمند برای سازمان‌ها
تسریع جریان کار: سرعت هوش مصنوعی در خوانش و درک اطلاعات بسیار بالاتر از انسان است. در هر سازمان در صورت وجود نرم‌افزارهای سازمانی مجهز به هوش مصنوعی و استفاده کاربران از آن، روند انجام کارها با سرعت بسیار بالاتر انجام خواهد شد.
دقت بسیار بالا: برای تمام ما گاهی پیش‌آمده که جملات را به‌اشتباه خوانده‌ایم. برای مثال در متنی ممکن است فعل نهایی جمله «نیست» باشد؛ اما کاربر آن را «است» بخواند، در چنین شرایطی در درک معنای عبارت اخلال ایجاد می‌شود و ممکن است اشتباه‌های جبران‌ناپذیری در پی این برداشت غلط رخ دهند. وجود هوش مصنوعی می‌تواند تا حد بسیار زیادی از این اشتباهات جلوگیری کند و دقت انجام کارها را در سازمان افزایش دهد.
صرفه‌جویی در هزینه‌ها: در باور اشتباه اما رایجی، تجهیز نرم‌افزارهای اداری با هوش مصنوعی، امری هزینه‌ساز برای سازمان است. البته که این به‌روزرسانی، نیازمند پرداخت هزینه است؛ اما با بهبود سرعت و دقت در انجام کارها و عدم هدررفت انرژی منابع انسانی، هزینه‌های پرداختی برای هوش مصنوعی در مدت کوتاهی جبران می‌‌شوند.
آخرین اخبار اقتصادی را از طریق این لینک پیگیری کنید.
