همه اطلاعاتی که درباره اجرای سالن کنفرانس لازم است بدانید
با توجه به اهمیت همفکری مدیران و صاحبان پروژه‌های بزرگ کمتر شرکت و سازمانی را پیدا می‌کنید که به فکر راه‌اندازی و اجرای سالن کنفرانس نباشد. شاید برایتان جالب باشد که بدانید اصول و نکات بااهمیت در طراحی سالن کنفرانس چه مواردی است.
این مطلب دربرگیرنده اطلاعات کامل درباره تجهیزات سالن کنفرانس است. پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
برای آماده کردن سالن کنفرانس به چه تجهیزاتی نیاز داریم؟
شما برای طراحی و اجرای سالن کنفرانس به تجهیزاتی نیاز دارید که امکان برقراری ارتباط صوتی و تصویری را فراهم نماید، در صورت نیاز وقایع کنفرانس را ضبط نماید و داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز را در مانیتور به نمایش بگذارد. بنابراین تجهیزات مورد نیاز برای سالن کنفرانس شامل موارد زیر است.
سیستم صوتی کنفرانس
یکی از مهم‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس، سیستم صوتی کنفرانس است. برای اجرای سالن کنفرانس باید از سیستم صوتی مناسب و قوی استفاده کنیم که مطمئن شویم صدا با وضوح در تمام قسمت‌های سالن پخش می‌شود. کارآمدترین سیستم صوتی کنفرانس دارای آمپلی فایر یا تقویت کننده صدا، بلندگو، میکروفن بی‌سیم و میکسر است.
میکروفن باکیفیت باید بدون نویز موبایل، صدا را در سالن پخش کند و طراحی زیبایی داشته باشد تا سالن کنفرانس شیک به نظر بیاید. همچنین هنگام انتخاب سیستم صوتی کنفرانس باید به این نکته دقت داشته باشید که قابلیت پشتیبانی از لوازم جانبی را داشته باشد و بتوانید حداکثر استفاده را از آن ببرید. سایر نکاتی که برای تهیه سیستم صوتی کنفرانس باید مد نظر داشته باشید شامل موارد زیر است.
- بهتر است تمام تجهیزات سیستم صوتی کنفرانس را از یک برند معتبر خریداری نمایید.
- بهتر است یک سیستم صوتی کنفرانس انتخاب کنید که قابلیت افرایش تعداد یونیت میکروفن داشته باشد تا در صورت نیاز بعدا به مشکل برنخورید.
تجهیزات نورپردازی سالن کنفرانس
نورپردازی مناسب در اجرای سالن کنفرانس به حاضرین کمک می‌کند بتوانند بر صحبت‌های سخنران تمرکز کنند، تصاویر نمایشگر را به خوبی مشاهده کنند یا به عبارت دیگر با بالاترین بازدهی در جلسه حضور داشته باشند. به همین دلیل برای اجرای سالن کنفرانس باید از تجهیزات نورپردازی مناسب استفاده کنید تا قسمتی از سالن تاریک نباشد یا در برخی قسمت‌های دیگر سایه ایجاد نشود.
تجهیزات تصویری سالن کنفرانس
یکی از ضروری‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس، نمایشگرهای تصویری هستندکه باید با سایز بزرگ و با کیفیت بالا تهیه شوند. زیرا نمایش تصاویر واضح هنگام پخش ویدئو یا جلسات آنلاین بر رضایت شرکت‌کنندگان در کنفرانس تاثیر دارد. به عبارت دیگر سیستم صوتی کنفرانس و سیستم تصویری مکمل هم هستند.
اتصال اینترنت پایدار و قوی
یکی دیگر از مواردی که برای اجرای سالن کنفرانس باید به آن توجه کنیم، اتصال اینترنت است. اینترنت باید پایدار و پرسرعت باشد تا همه افرادی که در سالن کنفرانس حضور دارند بتوانند از آن استفاده کنند.
لیفت مانتیتور روی میز سالن کنفرانس
لیفت یا آسانسور مانیتور یکی دیگر از تجهیزات ضروری سالن کنفرانس است که کاربران با استفاده از آن می‌توانند مانیتورهای تعبیه شده روی میز کنفرانس را بالا بیاورند و در مواقعی که نیاز ندارند روی میز قرار دهند.
میز وصندلی سالن کنفرانس
میز و صندلی از تجهیزات اداری ضروری برای آماده کردن سالن کنفرانس است. صندلی سالن کنفرانس باید ارگونومی مناسبی داشته باشد و از ستون فقران کسی که روی آن می‌نشیند حمایت کند، همچنین باید ارتفاع قابل تنظیم داشته باشد تا افراد مختلفی که روی آن می‌نشینند بتوانند متناسب با قد خود صندلی را تنظیم کنند.
تهویه سالن کنفرانس
در کنار تمام تجهیزات سالن کنفرانس که پیش از این بیان کردیم، تعبیه سیستم تهویه مناسب هم ضروری است. سالن کنفرانس جزو مکان‌هایی است که ازدحام بالایی دارد و لازم است مجهز به یک سیستم تهویه مناسب باشد تا دی اکسید کربن در محیط انباشته نشود. دمای مطلوب سالن کنفرانس 21 تا 24 درجه سانتیگراد و رطوبت نسبی آن باید حدود 65 درصد باشد و حاضرین احساس گرما یا سرما نکنند. بنابراین برای آماده کردن تجهیزات سالن کنفرانس حتما به فکر تهیه سیستم تهویه مناسب باشید.
با توجه به نیازهای خاص و محدودیت‌های مکانی، ممکن است برای اجرای سالن کنفرانس به تجهیزات دیگری مانند تجهیزات امنیتی هم نیاز داشته باشید. توصیه می‌کنیم قبل از برگزاری کنفرانس، تمام جزئیات فنی و عملی تجهیزات مورد نیاز را بررسی کنید و تا بتوانید جلسه‌ای موثر و کارآمد در سالن کنفرانس برگزار کنید.
ضرورت استفاده از باکیفیت‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس چیست؟
در صورتی که برای طراحی و اجرای سالن کنفرانس از تجهیزات مناسب و کارآمد استفاده نکنیم با عواقب زیر مواجه می‌شویم.
- سیستم صوتی کنفرانس که بی‌کیفیت باشد، جلسه بی‌نظم می‌شود و حاضرین را کلافه می‌کند.
- سیستم تصویری یا صوتی کنفرانس نامطلوب باعث می‌شود حاضرین بخشی از اطلاعات مهم جلسه کنفرانس را از دست بدهند.
- اگر در اجرای سالن کنفرانس از میز و صندلی باکیفیت و ارگونومی استفاده نکنیم، حاضرین در کنفرانس خسته و کلافه می‌شوند و نمی‌توانند بازدهی مطلوبی داشته باشند.
- یکی از ملاک‌های بااهمیت برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس زیبایی آن‌ها است. سیستم صوتی کنفرانس یا تجهیزات دیگر نظیر میز و صندلی، نمایشگر و .... در جلوه سالن هم تاثیرگذار هستند.
- عملکرد نادرست هر کدام از تجهیزات صوتی و تصویری سالن کنفرانس موجب ایجاد ازدحام می‌شود و مدیریت جلسه را سخت می‌کند.
چند نکته کاربردی برای بهترین اجرای سالن کنفرانس
اگر می‌خواهید سالن کنفرانس را به بهترین شکل اجرا کنید، موارد زیر را به خاطر داشته باشید.
- قبل از هر چیز بودجه خود را برای تجهیز سالن کنفرانس مشخص کنید تا بتوانید بر اساس بودجه‌ای که در اختیار دارید، تمام تجهیزات صوتی کنفرانس، تجهیزات تصویری، سیستم تهویه، میز و صندلی و ... را تهیه کنید.
- برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس نظیر میز و صندلی ابعاد سالن کنفرانس را هم در نظر داشته باشید.
- طراحی زیبای تجهیزات سالن کنفرانس در کنار کیفیت اهمیت ویژه‌ای دارد و نباید مورد بی‌توجهی قرار بگیرد.
جمع بندی
تجهیزات سالن کنفرانس هرم بر تجربه شرکت‌کنندگان در رویداداهای کنفرانسی تاثیر مثبت دارد. زیرا به طور قطع استفاده از باکیفیت‌ترین سیستم صوتی کنفرانس، سیستم تصویری واضح و باکیفیت، اتصالات اینترنت قوی، همچنین ایجاد محیطی مناسب با استفاده از میز و صندلی مناسب و ارگونومی باعث ایجاد تجربه بهتری برای کاربران می‌شود.
